Privacyverklaring Fenicks B.V.

Versie: 29 juni 2026

Fenicks B.V. hecht waarde aan zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Wie zijn wij?

Fenicks B.V.
Koepelplein 1C
2031 WL Haarlem
Nederland

E-mail: info@fenicks.nl
Telefoon: +31 (0)23 220 00 26

KvK-nummer: 68109571
Btw-nummer: NL857306066

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@fenicks.nl.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor:

1. bezoekers van fenicks.nl;

2. personen die contact opnemen met Fenicks;

3. zakelijke relaties, opdrachtgevers en contactpersonen bij opdrachtgevers;

4. personen die zich inschrijven voor nieuwsbrieven of updates van Fenicks, waaronder MonumentenPeil;

5. gebruikers die toegang krijgen tot een digitale omgeving van Fenicks, voor zover daarvoor geen specifieke maatwerkafspraken gelden.

Voor Monument-online.nl, de Monumenten Monitor Omgeving en vergelijkbare digitale omgevingen kunnen per opdrachtgever aanvullende afspraken gelden, zoals een disclosure agreement, verwerkersovereenkomst, beveiligingsafspraken of andere maatwerkafspraken. Die specifieke afspraken gaan voor op deze algemene privacyverklaring voor zover zij daarvan afwijken.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Fenicks verwerkt alleen persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor haar zakelijke dienstverlening, communicatie, administratie, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

1. naam en functie van zakelijke contactpersonen;

2. organisatienaam;

3. zakelijk e-mailadres;

4. zakelijk telefoonnummer;

5. correspondentiegegevens;

6. factuur- en betalingsgegevens;

7. gegevens die worden ingevuld via contact- of inschrijfformulieren;

8. e-mailadres voor nieuwsbriefinschrijving;

9. e-mailadres voor login of toegang tot Monument-online.nl of een andere digitale omgeving;

10. technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatcategorie en loggegevens, voor zover deze noodzakelijk zijn voor werking, beveiliging of analyse van de website of digitale omgeving.

Fenicks richt zich op zakelijke dienstverlening. Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens en verwerken deze ook niet bewust via de website of algemene dienstverlening.

4. Monumentdata en beeldmateriaal

Fenicks verwerkt data en beeldmateriaal over monumenten, gebouwen, objecten en ruimtelijke context. Het uitgangspunt is dat deze data betrekking hebben op objecten en niet op personen.

Waar beeldmateriaal toch herkenbare persoonsgegevens kan bevatten, spant Fenicks zich in om deze gegevens te anonimiseren. Dit gebeurt onder meer door het blurren van gezichten, kentekens en herkenbare huisnaambordjes.

Fenicks verzamelt en levert geen persoonsgegevens van particuliere eigenaren of bewoners als onderdeel van haar standaard monumentdata, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Fenicks verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;

2. het onderhouden van zakelijke relaties;

3. het opstellen en uitvoeren van offertes, opdrachten en overeenkomsten;

4. het leveren van toegang tot data, beeldmateriaal, rapportages en digitale omgevingen;

5. het beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten;

6. het verzenden van nieuwsbrieven, updates en uitnodigingen, waaronder MonumentenPeil;

7. het voeren van administratie en facturatie;

8. het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

9. het beveiligen van onze website, digitale omgevingen, systemen en data;

10. het verbeteren van onze website en dienstverlening.

6. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:

1. Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor klantbeheer, toegang tot een dashboard, opdrachtuitvoering of facturatie.

2. Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten.

3. Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld zakelijke communicatie, relatiebeheer, beveiliging, verbetering van dienstverlening en het beschermen van systemen en data.

4. Toestemming: bijvoorbeeld voor inschrijving op een nieuwsbrief of voor cookies waarvoor toestemming vereist is.

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kan deze toestemming altijd worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden vóór de intrekking.

7. Nieuwsbrieven en MonumentenPeil

Wanneer iemand zich inschrijft voor een nieuwsbrief, update of MonumentenPeil, verwerken wij het opgegeven e-mailadres voor het verzenden daarvan.

Inschrijvingen worden lokaal door Fenicks beheerd en niet als openbaar toegankelijke gegevens op de website gepubliceerd. Ontvangers kunnen zich afmelden via de afmeldmogelijkheid in de e-mail of door contact op te nemen via info@fenicks.nl.

8. Contactformulieren en website

Wanneer u een formulier op fenicks.nl invult of ons een e-mail stuurt, verwerken wij de gegevens die u verstrekt om uw bericht te kunnen beantwoorden en opvolgen.

De website van Fenicks draait op WordPress. Afhankelijk van de inrichting van de website kunnen functionele cookies en technische gegevens worden gebruikt om de website goed te laten werken, formulieren te verwerken, spam te beperken en beveiliging te ondersteunen.

Indien Fenicks analytische of trackingcookies gebruikt waarvoor toestemming vereist is, zal daarvoor vooraf toestemming worden gevraagd via een cookie-instelling of cookiebanner.

9. Monument-online.nl en logingegevens

Voor toegang tot Monument-online.nl of vergelijkbare digitale omgevingen verwerkt Fenicks in beginsel alleen het e-mailadres dat nodig is voor login, authenticatie en gebruikersbeheer.

Per opdrachtgever kunnen aanvullende afspraken gelden over gebruikersbeheer, logging, beveiliging, toegangsrechten, bewaartermijnen en vertrouwelijkheid. Deze afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst, disclosure agreement, verwerkersovereenkomst of andere maatwerkafspraak.

10. Delen van persoonsgegevens met derden

Fenicks deelt persoonsgegevens alleen met derden indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, de werking van systemen, wettelijke verplichtingen of beveiliging.

Het kan gaan om:

1. hostingpartijen;

2. IT-dienstverleners;

3. e-mail- en officeproviders;

4. administratieve of financiële dienstverleners;

5. professionele adviseurs;

6. overheidsinstanties, indien wettelijk verplicht.

Met partijen die persoonsgegevens namens Fenicks verwerken, maakt Fenicks passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.

Fenicks verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

11. Bewaartermijnen

Fenicks bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of contractuele verplichting een langere bewaartermijn vereist.

Als uitgangspunt gelden de volgende bewaartermijnen:

1. contactverzoeken en correspondentie: zolang nodig voor beantwoording en opvolging, daarna maximaal 2 jaar, tenzij langer nodig is voor een lopende relatie of geschil;

2. klant- en contractgegevens: gedurende de looptijd van de zakelijke relatie en daarna zolang noodzakelijk voor administratie, verantwoording of juridische bescherming;

3. factuur- en administratiegegevens: 7 jaar, conform fiscale bewaarplichten;

4. nieuwsbriefgegevens: tot afmelding of intrekking van toestemming;

5. login-e-mailadressen voor digitale omgevingen: gedurende de looptijd van de toegang en daarna zolang noodzakelijk voor beheer, beveiliging, verantwoording of contractuele verplichtingen;

6. technische loggegevens: zolang noodzakelijk voor beveiliging, foutanalyse en beheer.

12. Beveiliging

Fenicks neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en openbaarmaking.

Deze maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de risico’s, de stand van de techniek en de inrichting van de dienstverlening.

13. Internationale doorgifte

Fenicks streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Fenicks voor passende waarborgen, voor zover vereist op grond van de AVG.

14. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten, waaronder:

1. recht op inzage;

2. recht op rectificatie;

3. recht op verwijdering;

4. recht op beperking van verwerking;

5. recht op bezwaar;

6. recht op overdraagbaarheid van gegevens, voor zover van toepassing;

7. recht om toestemming in te trekken, indien verwerking op toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@fenicks.nl. Fenicks kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren.

15. Klacht indienen

Als u vindt dat Fenicks niet zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via info@fenicks.nl.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Wijzigingen

Fenicks kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie wordt gepubliceerd op fenicks.nl. Bij wezenlijke wijzigingen kan Fenicks betrokkenen of zakelijke relaties aanvullend informeren.