Versie: 29 juni 2026

Artikel 1. Identiteit van Fenicks

Fenicks B.V. is gevestigd aan:

Fenicks B.V.
Koepelplein 1C
2031 WL Haarlem
Nederland

E-mail: info@fenicks.nl
Telefoon: +31 (0)23 220 00 26

KvK-nummer: 68109571
Btw-nummer: NL857306066
IBAN: NL64INGB0004890190 t.n.v. Fenicks B.V. te Haarlem

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, opdrachten, dataleveringen, rapportages, analyses, presentaties, licenties, abonnementen en overige diensten van Fenicks B.V., tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2. Fenicks levert uitsluitend aan zakelijke opdrachtgevers, waaronder overheden, publieke instellingen, bedrijven, adviesbureaus, erfgoedorganisaties en andere professionele partijen.
3. Deze algemene voorwaarden zijn niet bedoeld voor consumentenovereenkomsten.
4. Indien tussen Fenicks en de opdrachtgever een aanbestedingsdocument, raamovereenkomst, opdrachtbrief, disclosure agreement, verwerkersovereenkomst, datalicentie of andere maatwerkafspraak is overeengekomen, gaat die specifieke afspraak voor op deze algemene voorwaarden voor zover sprake is van tegenstrijdigheid.
5. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij Fenicks deze schriftelijk heeft aanvaard.

Artikel 3. Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Fenicks: Fenicks B.V.
2. Opdrachtgever: de zakelijke partij die met Fenicks een overeenkomst sluit.
3. Diensten: alle door Fenicks te leveren werkzaamheden, waaronder dataverzameling, datatoegang, monitoring, beeldmateriaal, analyses, rapportages, dashboards, presentaties, advies en maatwerkonderzoek.
4. Data: alle door Fenicks verzamelde, samengestelde, verrijkte, gecontroleerde, geanalyseerde of ontsloten gegevens over monumenten, erfgoedobjecten, ruimtelijk erfgoed, gebruik, onderhoud, leegstand, verduurzaming, energie, beeldmateriaal en andere relevante objectinformatie.
5. Beeldmateriaal: foto’s, visuele registraties, kaarten, warmtebeelden, multispectrale beelden, screenshots, visualisaties en andere visuele bestanden.
6. Monument-online.nl / MMO: de door Fenicks ontwikkelde online omgeving of dashboard waarin opdrachtgevers toegang kunnen krijgen tot data, beeldmateriaal, analyses en objectinformatie.
7. Rapportages: alle rapporten, memo’s, dashboards, exports, presentaties, adviezen, tabellen, grafieken, analyses en overige resultaten die door Fenicks aan opdrachtgever worden verstrekt.

Artikel 4. Totstandkoming van de overeenkomst

1. Een overeenkomst komt tot stand zodra Fenicks een opdracht schriftelijk heeft bevestigd, zodra opdrachtgever een offerte schriftelijk heeft geaccepteerd, of zodra Fenicks met instemming van opdrachtgever is begonnen met de uitvoering van de werkzaamheden.
2. Offertes van Fenicks zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte anders is vermeld.
3. In geval van aanbestedingen, raamovereenkomsten of meerjarige contracten wordt de inhoud van de overeenkomst mede bepaald door de aanbestedingsdocumenten, de inschrijving, de opdrachtbrief en eventuele nadere schriftelijke afspraken.
4. Mondelinge toezeggingen binden Fenicks alleen indien deze schriftelijk door Fenicks zijn bevestigd.

Artikel 5. Diensten van Fenicks

1. Fenicks levert zakelijke diensten op het gebied van monumentdata, beeldmateriaal, datatoegang, data-analyse en rapportages.

2. De diensten kunnen onder meer bestaan uit:
   a. het verzamelen, actualiseren en structureren van monumentdata;
   b. het leveren van toegang tot datasets en beeldmateriaal;
   c. het uitvoeren van analyses op het gebied van erfgoed, monumenten, onderhoud, leegstand, gebruik, verduurzaming en ruimtelijke ontwikkelingen;
   d. het opstellen van rapportages, dashboards, kaarten, tabellen, grafieken en presentaties;
   e. het ter beschikking stellen van toegang tot de Monument-online.nl omgeving of andere digitale omgevingen van Fenicks;
   f. maatwerkonderzoek en aanvullende dienstverlening.

3. De exacte inhoud, omvang, looptijd en prijs van de dienstverlening worden vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst, aanbestedingsdocumenten, raamovereenkomst of andere schriftelijke afspraken tussen Fenicks en opdrachtgever.

4. Fenicks mag bij de uitvoering van haar werkzaamheden gebruikmaken van openbare bronnen, eigen waarnemingen, beeldregistraties, door opdrachtgever aangeleverde gegevens en door Fenicks samengestelde of verrijkte datasets.

Artikel 6. Uitvoering van de opdracht

1. Fenicks voert haar werkzaamheden uit naar beste inzicht en vermogen, op basis van de beschikbare informatie, overeengekomen scope en professionele standaarden.

2. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, geldt voor Fenicks een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting.

3. Termijnen voor oplevering, actualisatie of beschikbaarstelling zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk is afgesproken dat een termijn fataal is.

4. Fenicks is gerechtigd werkzaamheden gefaseerd uit te voeren en de resultaten per fase op te leveren.

5. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, toegang, medewerking en besluiten die nodig zijn voor een goede uitvoering van de opdracht.

6. Indien vertraging ontstaat doordat opdrachtgever niet tijdig of niet volledig meewerkt, komen de gevolgen daarvan voor rekening en risico van opdrachtgever.

Artikel 7. Data, bronnen en actualiteit

1. Fenicks besteedt zorg aan de samenstelling, controle en verrijking van haar data, maar kan niet garanderen dat alle gegevens op ieder moment volledig, juist of actueel zijn.

2. Monumentdata kunnen afkomstig zijn uit meerdere bronnen, waaronder openbare registers, overheidsbronnen, veldopnames, beeldmateriaal, historische data en door opdrachtgever of derden aangeleverde gegevens.

3. Data over monumenten, gebouwen, objecten, onderhoud, leegstand, gebruik en verduurzaming kunnen in de tijd wijzigen.

4. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij de door Fenicks geleverde data, analyses en rapportages gebruikt bij beleidsvorming, besluitvorming, publicatie of verdere verwerking.

5. Indien opdrachtgever onjuistheden of onvolledigheden constateert, stelt opdrachtgever Fenicks daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte, zodat Fenicks de melding kan beoordelen en indien nodig verwerken.

Artikel 8. Gebruik van data door opdrachtgever

1. Fenicks verleent opdrachtgever een gebruiksrecht op de overeengekomen data, rapportages en beeldmaterialen voor de duur, het doel en de reikwijdte zoals vastgelegd in de overeenkomst.

2. Opdrachtgever mag de geleverde data en rapportages gebruiken voor interne bedrijfsvoering, beleidsvorming, onderzoek, verantwoording, besluitvorming, publicatie en communicatie binnen de publieke taak of zakelijke doelstelling van opdrachtgever.

3. Overheden en publieke instellingen mogen de door Fenicks geleverde data en rapportages publiek publiceren, voor zover dit past binnen de overeengekomen opdracht, de publieke taak van opdrachtgever en de geldende wet- en regelgeving.

4. Opdrachtgever mag de data verwerken in eigen rapporten, beleidsstukken, presentaties, dashboards, kaarten en publicaties, mits de data niet als zelfstandige commerciële database worden geëxploiteerd.

5. Het is opdrachtgever niet toegestaan om de datasets, databanken, fotoverzamelingen of substantiële delen daarvan te verkopen, door te verkopen, te sublicentiëren, te verhuren, commercieel te exploiteren of als concurrerend product of dienst aan derden aan te bieden.

6. Het is opdrachtgever niet toegestaan om technische beschermingen, watermerken, bronvermeldingen of toegangsbeperkingen te verwijderen of te omzeilen, tenzij Fenicks daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

7. Bij publieke publicatie kan Fenicks verlangen dat een redelijke bronvermelding wordt opgenomen, bijvoorbeeld: “Bron: Fenicks B.V.”, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 9. Intellectuele eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Fenicks ontwikkelde datasets, fotobestanden, beeldverzamelingen, analyses, methodieken, datamodellen, dashboards, software, rapportages, kaarten, structuren, selecties, verrijkingen, ontwerpen en overige materialen blijven berusten bij Fenicks of haar licentiegevers.

2. De levering van data, beeldmateriaal, rapportages of toegang tot een online omgeving houdt geen overdracht van intellectuele eigendomsrechten in.

3. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht dat uitdrukkelijk in de overeenkomst is toegekend.

4. Door opdrachtgever aangeleverde gegevens blijven eigendom van opdrachtgever of de oorspronkelijke rechthebbende, voor zover daarop rechten rusten.

5. Fenicks mag door opdrachtgever aangeleverde gegevens verwerken, combineren, controleren en verrijken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

6. Fenicks blijft eigenaar van de door haar samengestelde en verrijkte datasets en van de door haar gemaakte foto’s en beeldregistraties, ook wanneer deze in opdracht van opdrachtgever zijn gemaakt, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

7. De hoge resolutiebeelden die gebruikt worden door de beoordelaars, worden na een definitieve controle verkleind naar een hanteerbaar formaat van 1,2 megapixels. De originele foto’s worden beveiligd lokaal bewaard en zijn ten alle tijden beschikbaar op aanvraag voor de opdrachtgever.

Artikel 10. Beeldmateriaal en anonimisering

1. Fenicks kan in het kader van haar dienstverlening foto’s en ander beeldmateriaal van monumenten, objecten en de openbare ruimte maken of verwerken.

2. Fenicks spant zich in om beeldmateriaal dat aan opdrachtgevers wordt geleverd te anonimiseren waar dat redelijkerwijs nodig is, onder meer door het blurren van gezichten, kentekens en herkenbare huisnaambordjes.

3. Het uitgangspunt is dat beeldmateriaal betrekking heeft op monumenten, gebouwen, objecten en ruimtelijke context, en niet op identificeerbare personen.

4. Foto’s en beeldmateriaal kunnen worden voorzien van een watermerk, logo of andere aanduiding van Fenicks.

5. Opdrachtgever mag watermerken, logo’s of andere aanduidingen niet verwijderen, tenzij Fenicks daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

6. Fenicks bewaart de onbewerkte hoge resolutiefoto’s (20 megapixels) op haar eigen beveiligde server en kunnen worden opgevraagd door de opdrachtgever.

7. Indien opdrachtgever constateert dat beeldmateriaal toch persoonsgegevens of herkenbare gegevens bevat die niet noodzakelijk zijn voor het doel van de opdracht, meldt opdrachtgever dit aan Fenicks.

Artikel 11. Monument-online.nl en digitale omgevingen

1. Monument-online.nl, de Monumenten Monitor Omgeving en andere door Fenicks ontwikkelde digitale omgevingen, dashboards en applicaties blijven eigendom van Fenicks.

2. Toegang tot deze omgevingen wordt verleend op basis van een overeenkomst, doorgaans een meerjarencontract, opdracht of maatwerkafspraak.

3. Voor het gebruik van Monument-online.nl of de Monumenten Monitor Omgeving kunnen aanvullende afspraken gelden, waaronder een disclosure agreement, gebruiksvoorwaarden, beveiligingsafspraken, verwerkersafspraken of andere maatwerkafspraken.

4. Indien aanvullende afspraken van toepassing zijn, gaan deze voor op deze algemene voorwaarden voor zover zij specifieker zijn of daarvan afwijken.

5. Opdrachtgever zorgt ervoor dat uitsluitend bevoegde gebruikers toegang krijgen tot de omgeving.

6. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van hun inloggegevens.

7. Fenicks mag toegang tijdelijk beperken of opschorten indien dit noodzakelijk is voor onderhoud, beveiliging, misbruikpreventie of naleving van contractuele afspraken.

Artikel 12. Rapportages en samenwerking met opdrachtgever

1. Rapportages worden door Fenicks opgesteld op basis van de overeengekomen opdracht, beschikbare data, analyses en inbreng van opdrachtgever.

2. Indien rapportages in samenwerking met opdrachtgever worden opgesteld, is opdrachtgever verantwoordelijk voor de juistheid van door opdrachtgever aangeleverde informatie, beleidsmatige duiding en keuzes die opdrachtgever zelf toevoegt.

3. Fenicks mag conceptversies ter beoordeling aan opdrachtgever voorleggen.

4. Opdrachtgever beoordeelt concepten tijdig en geeft eventuele opmerkingen duidelijk en schriftelijk door.

5. Na goedkeuring of publicatie door opdrachtgever wordt de rapportage geacht te zijn aanvaard, tenzij binnen een redelijke termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar is gemaakt.

6. Publicatie van rapportages door opdrachtgever is toegestaan voor zover dit past binnen de overeenkomst en met inachtneming van deze voorwaarden.

Artikel 13. Geheimhouding

1. Partijen houden vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen geheim.

2. Onder vertrouwelijke informatie valt in ieder geval informatie waarvan een partij redelijkerwijs moet begrijpen dat deze vertrouwelijk is, waaronder niet-openbare datasets, toegangsgegevens, technische documentatie, prijsafspraken, beveiligingsinformatie en niet-gepubliceerde rapportages.

3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:
   a. al openbaar was zonder schending van een geheimhoudingsplicht;
   b. rechtmatig van een derde is verkregen;
   c. op grond van wet, rechterlijk bevel, Woo-verzoek, aanbestedingsregelgeving of andere publiekrechtelijke verplichting openbaar moet worden gemaakt;
   d. met schriftelijke toestemming van de andere partij openbaar wordt gemaakt.

4. Indien opdrachtgever als overheidsorganisatie informatie openbaar moet maken, zal opdrachtgever waar mogelijk rekening houden met bedrijfsvertrouwelijke informatie, intellectuele eigendomsrechten en databankrechten van Fenicks.

Artikel 14. Vergoeding en betaling

1. De vergoeding voor de diensten van Fenicks wordt vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging, raamovereenkomst, aanbestedingsdocumenten of andere schriftelijke afspraken.

2. Betaling vindt plaats op factuur.

3. Bij langlopende overeenkomsten, raamovereenkomsten of aanbestedingscontracten gelden de betalingsmomenten en voorwaarden zoals overeengekomen in de betreffende overeenkomst.

4. Indien geen betaaltermijn is overeengekomen, geldt een betaaltermijn van 30 dagen na factuurdatum.

5. Alle bedragen zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, tenzij anders vermeld.

6. Indien opdrachtgever niet tijdig betaalt, is opdrachtgever na ingebrekestelling in verzuim en is Fenicks gerechtigd wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening te brengen.

7. Bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting niet op voor het niet-betwiste deel van de factuur.

8. Fenicks mag haar werkzaamheden of toegang tot digitale omgevingen opschorten indien opdrachtgever ondanks herinnering en ingebrekestelling tekortschiet in betaling, tenzij opschorting gelet op de aard van de overeenkomst of wettelijke verplichtingen niet redelijk is.

Artikel 15. Meerjarige contracten en aanbestedingen

1. Indien de dienstverlening plaatsvindt op basis van een Europese aanbesteding, raamovereenkomst of meerjarig contract, worden de looptijd, verlenging, indexering, rapportageverplichtingen, prijsafspraken en beëindigingsgronden bepaald door de betreffende contractdocumenten.

2. Bij tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en de specifieke aanbestedings- of contractdocumenten gaan de specifieke contractdocumenten voor.

3. Fenicks mag gedurende de looptijd van een meerjarig contract wijzigingen doorvoeren in technische systemen, datamodellen, beveiliging, workflow of presentatievorm, mits de kern van de overeengekomen dienstverlening behouden blijft.

4. Indien wetgeving, brondata, toegang tot externe registers, beveiligingseisen of technische omstandigheden wijzigen, treden partijen in overleg over de gevolgen voor de dienstverlening.

Artikel 16. Privacy en gegevensbescherming

1. Fenicks verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

2. Voor de algemene website, klantcommunicatie, facturatie, nieuwsbrieven en contractadministratie treedt Fenicks in beginsel op als verwerkingsverantwoordelijke.

3. Indien Fenicks in opdracht van opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt binnen een specifieke opdracht, dataset, dashboard of digitale omgeving, kunnen partijen aanvullende verwerkersafspraken maken.

4. Voor Monument-online.nl of de Monumenten Monitor Omgeving kunnen per opdrachtgever maatwerkafspraken gelden over toegang, beveiliging, geheimhouding, gebruikersbeheer, logging en verwerking van persoonsgegevens.

5. Fenicks bewaart voor gebruikers van de Monument-online.nl omgeving in beginsel alleen het e-mailadres dat nodig is voor toegang en authenticatie, tenzij in een specifieke overeenkomst anders is afgesproken.

6. Nadere informatie over de verwerking van persoonsgegevens is opgenomen in de privacyverklaring van Fenicks.

Artikel 17. Beveiliging

1. Fenicks neemt passende technische en organisatorische maatregelen om haar systemen, data en beeldmateriaal te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongeoorloofde wijziging.

2. De aard en het niveau van beveiliging worden afgestemd op de aard van de data, de dienstverlening, de stand van de techniek en de redelijkerwijs te verwachten risico’s.

3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor veilig gebruik van eigen systemen, accounts, gebruikersrechten en toegangsmiddelen.

4. Opdrachtgever meldt vermoedens van misbruik, onbevoegde toegang of datalekken die verband houden met de dienstverlening zo spoedig mogelijk aan Fenicks.

Artikel 18. Aansprakelijkheid

1. Fenicks is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Fenicks in de uitvoering van de overeenkomst.

2. Fenicks is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, schade door bedrijfsstagnatie, schade door beleidsbesluiten, schade door gebruik van onjuiste of verouderde brondata, schade door dataverlies bij opdrachtgever of schade door claims van derden, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Fenicks.

3. De aansprakelijkheid van Fenicks is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval onder de aansprakelijkheidsverzekering van Fenicks wordt uitgekeerd.

4. Indien om welke reden dan ook geen uitkering onder de verzekering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid van Fenicks beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever aan Fenicks heeft betaald voor de betreffende opdracht in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.

5. Fenicks is niet aansprakelijk voor fouten of onvolledigheden in door opdrachtgever of derden aangeleverde gegevens.

6. Fenicks is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat opdrachtgever de data, rapportages of analyses gebruikt buiten het overeengekomen doel of zonder eigen beoordeling.

7. De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet mag worden beperkt.

Artikel 19. Overmacht

1. Fenicks is niet gehouden tot nakoming van verplichtingen indien zij daartoe verhinderd is door overmacht.

2. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen in internet, hosting, energievoorziening of telecommunicatie, cyberincidenten, overheidsmaatregelen, ziekte of uitval van personeel, brand, waterschade, stakingen, tekortkomingen van leveranciers, onbeschikbaarheid van externe databronnen en andere omstandigheden die buiten de redelijke invloedssfeer van Fenicks liggen.

3. Indien een overmachtsituatie langer dan 60 dagen duurt, treden partijen in overleg over voortzetting, aanpassing of beëindiging van de overeenkomst.

Artikel 20. Beëindiging

1. De looptijd en beëindiging van de overeenkomst worden bepaald door de overeenkomst, opdrachtbevestiging, raamovereenkomst of aanbestedingsdocumenten.

2. Partijen kunnen de overeenkomst tussentijds beëindigen indien de andere partij wezenlijk tekortschiet en deze tekortkoming na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke termijn herstelt.

3. Na beëindiging vervalt het toegangsrecht tot digitale omgevingen van Fenicks, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

4. Beëindiging laat bestaande betalingsverplichtingen, geheimhoudingsverplichtingen, intellectuele eigendomsrechten en beperkingen op het gebruik van data onverlet.

5. Na beëindiging mag opdrachtgever reeds rechtmatig gepubliceerde rapportages en beleidsdocumenten blijven gebruiken, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 21. Wijziging van voorwaarden

1. Fenicks mag deze algemene voorwaarden wijzigen.

2. Voor lopende overeenkomsten gelden gewijzigde voorwaarden alleen indien dit schriftelijk is overeengekomen of indien de wijziging redelijk is en opdrachtgever daartegen niet binnen een redelijke termijn bezwaar maakt.

3. Bij materiële wijzigingen informeert Fenicks opdrachtgever tijdig.

Artikel 22. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten met Fenicks is Nederlands recht van toepassing.

2. Geschillen worden bij voorkeur in overleg opgelost.

3. Indien overleg niet tot een oplossing leidt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Fenicks is gevestigd, tenzij dwingend recht of een specifieke overeenkomst anders bepaalt.